Faut-il un contrat pour une assistante freelance ?

Faut-il un contrat pour une assistante freelance ?

Faut-il un contrat pour une assistante freelance ? C’est l’une des premières questions que l’on se pose en se renseignant sur ce mode de collaboration.

Faut-il un contrat avec une assistante freelance ?

Une assistante freelance, est, comme son nom l’indique, indépendante. Elle peut avoir un statut d’auto-entrepreneur, de travailleur libéral ou encore d’EIRL. Il n’y a donc pas de contrat à rédiger et à signer. C’est un peu comme avoir recours à un artisan pour vos travaux, vous ne signez pas de contrat avec lui puisque vous ne l’embauchez pas mais lui donner une mission. La seule obligation est qu’elle vous établisse un devis.

C’est en lui retournant ce devis signé et précédé de la mention « bon pour accord » que vous scellez votre collaboration.

Afin de se prémunir des impayés, la mission démarre généralement après réception d’un acompte (généralement de 50%) sur le devis. Cet acompte est demandé plus particulièrement pour les premières collaborations.

Un devis qui engage les deux parties

S’il n’y a pas de vrai contrat, le devis est un engagement. Ceci vaut pour vous comme pour votre secrétaire indépendante. Dès lors que vous l’avez accepté, signé et renvoyé, il engage les deux parties de manière contractuelle. En résumé, l’assistante freelance s’engage à réaliser le travail tel qu’exposé sur le devis, vous vous engagez à régler la facture finale.

En cas de demande complémentaire ou de changement pouvant entraîner un volume de travail supplémentaire, l’assistante freelance vous adressera un devis complémentaire.

Le devis est établi « à la tâche » ou au « tarif horaire ». C’est après un entretien entre l’assistante freelance et vous que l’une ou l’autre option est choisie. En effet, si certains travaux sont concrètement définissables à l’avance, ils peuvent être « chiffrés ». Pour d’autres, il peut être complexe de dire le temps qu’ils prendront ou encore le temps de collaboration. Par ailleurs, si la mission comprend beaucoup de tâches différentes, il est avantageux de prévoir plutôt un forfait d’heures.

Parallèlement à sa facture mensuelle ou finale (selon les modalités pré-établies ensemble), l’assistante vous adresse un récapitulatif complet des heures effectuées ou des tâches accomplies. Ainsi, vous avez une visibilité et une transparence totale sur l’utilisation des heures « achetées ». a

Le contrat de confidentialité

Vous pouvez demander un contrat de confidentialité. Une assistante freelance est tenue au secret professionnel. Pour autant, la secrétaire indépendante peut établir un contrat de confidentialité pour les travaux à caractère confidentiel. Ce dernier permet de rassurer les clients qui ont besoin de s’assurer que la confidentialité exigée sera respectée.

Ce contrat est adressé par l’assistante freelance à laquelle vous avez recours. Il est signé et daté par ses soins avant que vous n’y apposiez vous-même votre signature.

Enfin, il est important de rappeler que comme tout travailleur indépendant, une assistante freelance ne peut légalement travailler dans les locaux d’une société de façon régulière et bénéficier des installations de ladite société, pas plus qu’elle ne peut travailler à mi-temps ou à plein temps pour un seul et même client puisque la législation en vigueur assimile ces faits à du salariat déguisé.

Si vos besoins sont suffisants pour occuper une assistante à mi-temps ou à plein temps ou s’ils nécessitent sa présence au sein même de votre société, vous devez embaucher une salariée.

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